Överblick och kontroll över sökbara dokumentflöden

Myndigheten ansvarar för sjöövervakning och räddningstjänst till sjöss och arbetar med att förebygga och hantera krissituationer från 26 kuststationer längs landets kust. Organisationens system för diarieföring begränsades av åtkomst och funktionalitet. Handlingar bevarades på papper och i separata system. Arbetssätt varierade inom organisationen vilket medförde dubbelhantering och personberoende. Myndighetens vision är att ha ett gemensamt arbetssätt med ett gemensamt system som huvudnav för information som de andra systemen kopplar till. Diarieföring ska endast göras en gång och ärendeakten ska vara fullständig. Myndigheten ville också ha möjlighet att effektivisera processer med en processmotor.

Lösning
De beslutade att införa ett nytt systemstöd för ärende- och dokumenthantering. Agio har ansvarat för införande och anpassning av plattformen Platina. Arbetet har även omfattat migrering, utbildning av personal och delaktighet i utveckling och implementering av nya arbetssätt. Stöd för att hantera ritningar har också utvecklats. En offlinelösning har tagits fram vilket möjliggör att dokumentmallar, styrdokument och ritningar alltid finns tillgängliga och sökbara på fartygen.

Kundnytta
Myndigheten har nu ett enhetligt arbetssätt med ett gemensamt IT-stöd som ger överblick, sökbarhet och kontroll över dokumentflöden. Plattformen ger också möjlighet att ytterligare effektivisera processer. Genom att ritningar och andra dokument finns samlade i samma system, får man på ett kostnadseffektivt sätt alltid tillgång till den senaste versionen, även när fartygen saknar nätverksuppkoppling. Detta sparar tid, underlättar bevarande och skapar ordning och reda. På sikt kan förebyggande och avhjälpande underhåll och modifieringar utföras snabbare och mer kostnadseffektivt än tidigare.

2018-08-23T11:53:22+00:00 2015-09-02|Ärendehantering, Dokumenthantering, eFörvaltning, Referenser|