Kvalitetssäkrade dokumenthanteringsplaner och fastställda ärendestrukturer

Förvaltningen ansvarar för all kollektivtrafik inom länet. Myndigheten saknade ett enhetligt sätt att hantera dokument och i samband med att verksamheten gick över till förvaltningen, togs beslut om införande av ny hantering av allmänna handlingar.

Man ville se över projektdokumentation, avtalsregister och förvaltning av de styrande dokumenten. Syftet var att införa ett enhetligt kvalitetssäkert arbetssätt med dokumentation av information som finns i projekt och förvaltning.

Kundnytta
Förvaltningen har kvalitetssäkrat vilken dokumentation som ska finnas i diariet, projektarkivet eller ritningsarkivet. Det finns dokumenthanteringsplaner och fastställda ärendestrukturer. Det finns även en tydlighet när det gäller chefers och projektledares roller i att styra och följa upp hantering av dokumentationen. Medarbetarna har en högre kunskapsnivå om hanteringen av allmänna handlingar vilket är en förutsättning för god arkivföring. Sammantaget leder detta till säkrare och effektivare hantering av information och högre kvalitet inom förvaltningen.

Lösning
Projektet har infört ett enhetligt gemensamt arbetssätt kring allmänna handlingar; projekt, avtal och styrande dokument. Med EDIT baserat på plattformen Platina har stöd för arbetet tagits fram. E-learning och utbildningar i arbetssätt kring dokumenthantering och IT-stöd har genomförts hos alla medarbetare och konsulter. Agio har haft flera delprojekt-ledare och en dokumentstrateg i uppdraget.

2018-08-23T13:53:52+00:00 2015-09-10|Ärendehantering, Dokumenthantering, eFörvaltning, Platina, Referenser|