
E-arkiv – något att lita på!
Elektronisk arkivering i digitala arkiv är för många en självklarhet idag, men faktum är att mycket information fortfarande lagras på papper. Inläggning av dokument i ett digitalt arkiv medförde tidigare mycket manuellt arbete.
Detta underlättas med en mer automatiserad elektronisk arkiveringsprocess i ett digitalt arkiv, t.ex. genom att pappersdokument digitaliseras med hjälp av skanning och OCR-tolkning.
E-arkiv gör dokumenten tillgängliga för den egna verksamheten – men även för externa organisationer och allmänheten efter behov. Systemet sköter versionshantering, ger spårbarhet, sökbarhet och skiljer på olika sorters dokument.
Agio kan arkivering och eArkiv
Att införa e-arkiv (antingen som tjänst eller produkt) är en insats som omfattar många olika aspekter och ett bra grundarbete är A och O. För myndigheten handlar det dels om myndigheters hantering av handlingar idag men även för kvalitetssäker förvaltning i framtiden. För ett lyckat införande måste man ta ett helhetsgrepp som omfattar många olika områden såsom arkivbildning och arkivformat, tekniska krav, regelverk och lagformat och verksamhetsbehov och verksamhetsprocesser.
Agios tjänster inom e-arkiv
Verksamhetsutveckling
- Förstudier och utredningar omfattande:
- Arkivstrategi och inriktningsanalys av e-arkivlösning
- Behov och mål
- Nyttovärdering/nyttoanalys
- Effekter
- Arkivstrategi och inriktningsanalys av e-arkivlösning
- Processbeskrivning och processförbättring
- Informationsstruktur
- Arkivredovisning, arkivbildningsplaner, arkivförteckning, strategi för elektroniskt bevarande av information, dokumenthanteringsplan, klassificeringsstruktur
- Översyn av systemarkitektur ur ett bevarandeperspektiv
- Informationssäkerhetsinventering
- Framtagning av handlingsplan för införande av e-arkiv i myndigheten
Beställarstöd
- Stöd i framtagning av kravspecifikation och upphandlingsunderlag
Projektledning och införande
- Införande av system för e-arkivering
- Tekniska förberedelser och anslutningsprocess för export till e-arkiv
- Förändringsledning och nyttorealisering
- Riktlinjer för att skapa rutiner och förutsättningar för att i framtiden bevara och tillgängliggöra digital information
- Införande av rutiner, processer och metoder
- Utbildning
Vi har följande kompetenser att erbjuda:
Strateger
Kravledare
Förändringsledare
Projektledare
Verksamhetsutvecklare
IT-arkitekt
Arkivspecialister
Informationshanteringsspecialister