E-arkiv

E-arkiv – något att lita på!

Elektronisk arkivering i digitala arkiv är för många en självklarhet idag, men faktum är att mycket information fortfarande lagras på papper. Inläggning av dokument i ett digitalt arkiv medförde tidigare mycket manuellt arbete.

Detta underlättas med en mer automatiserad elektronisk arkiveringsprocess i ett digitalt arkiv, t.ex. genom att pappersdokument digitaliseras med hjälp av skanning och OCR-tolkning.

E-arkiv gör dokumenten tillgängliga för den egna verksamheten – men även för externa organisationer och allmänheten efter behov. Systemet sköter versionshantering, ger spårbarhet, sökbarhet och skiljer på olika sorters dokument.

Agio kan arkivering och eArkiv

Att införa e-arkiv (antingen som tjänst eller produkt) är en insats som omfattar många olika aspekter och ett bra grundarbete är A och O. För myndigheten handlar det dels om myndigheters hantering av handlingar idag men även för kvalitetssäker förvaltning i framtiden. För ett lyckat införande måste man ta ett helhetsgrepp som omfattar många olika områden såsom arkivbildning och arkivformat, tekniska krav, regelverk och lagformat och verksamhetsbehov och verksamhetsprocesser.

Agios tjänster inom e-arkiv

Verksamhetsutveckling

• Förstudier och utredningar omfattande:
  • Arkivstrategi och inriktningsanalys av e-arkivlösning
    • Behov och mål
    • Nyttovärdering/nyttoanalys
    • Effekter

• Processbeskrivning och processförbättring
• Informationsstruktur
  • Arkivredovisning, arkivbildningsplaner, arkivförteckning, strategi för elektroniskt bevarande av information, dokumenthanteringsplan, klassificeringsstruktur
• Översyn av systemarkitektur ur ett bevarandeperspektiv
• Informationssäkerhetsinventering
• Framtagning av handlingsplan för införande av e-arkiv i myndigheten

Beställarstöd

• Stöd i framtagning av kravspecifikation och upphandlingsunderlag

Projektledning och införande

• Införande av system för e-arkivering
• Tekniska förberedelser och anslutningsprocess för export till e-arkiv
• Förändringsledning och nyttorealisering
• Riktlinjer för att skapa rutiner och förutsättningar för att i framtiden bevara och tillgängliggöra digital information
• Införande av rutiner, processer och metoder
• Utbildning

Vi har följande kompetenser att erbjuda:

Strateger
Kravledare
Förändringsledare
Projektledare
Verksamhetsutvecklare
IT-arkitekt
Arkivspecialister
Informationshanteringsspecialister